Нотариус потерал заявление о принятии наследства

Здравствуйте. В 2001 году нами (мной и сестрой) было составлено заявление о принятии наследства, в указанный законом срок (шесть месяцев) у нотариуса г. Новочеркасска Дубиковой М.Б., к нотариусу Москаевой В.А. Москаева В.А. в дальнейшем прекратила исполнение обязанностей и наше дело перенаправили нотариусу Буртовой Н.А. На наше составленное заявление пришел ответ с Сахалинской области: "Ваше заявление принято к рассмотрению, ждите результат". Письмо, к нашему сожалению, мы уже не найдем, может уже и выкинули, думая, что уже не пригодится. Сегодня обращались к нотариусу г. Новочеркасска с просьбой о выдаче нам ксерокопии нашего заявления, на что получили ответ, что заявления в другие города в их архиве не хранятся. Дубикова нам пояснила, что нам нужно обращаться в архив Сахалинской области, так как там должны хранится в архиве не только наши заявления, но и извещение об отправке письма нам, и так же копия письма, которое отсылалось нам. Проблема вся в том, что нотариус Сахалинской области Буртовая Н.А. прислала нам ответ, что в наследственном деле, фигурирует только жена наследодателя (нашего отца), получившая свидетельство о праве на наследство. Заявлений от других наследников в наследственном деле нет. КАК ТАК? Нам же присылали ответ о том, что заявление наше приняли, а стало быть к делу о наследстве должны были подшиться не только наши заявления, но и извещение и ответ. Ведь кто то же изъял все это из дела, а ведь это уголовно наказуемо. Подскажите, пожалуйста, куда именно нужно делать запрос (в Сахалинской обл.), чтобы подняли реестровые журналы, в которых есть информация о входящей и исходящей корреспонденции, так как нотариус г. Новочеркасска отказалась поднимать архив, ссылаясь на то, что такового у нее никогда и не было, хотя мы в нем должны были ставть свою подпись. Как правильно сформулировать запрос о поднятии реестра мы тоже не знаем. Будем очень благодарны,если подскажете. Заранее спасибо Вам.