Бухгалтер при увольнении забрал документы: действия руководителя

Руководителю стоит одновременно сделать три вещи: зафиксировать пропажу документов, потребовать их возврата и заявить в полицию, а параллельно начать восстанавливать учёт. Ответственность бывшего бухгалтера может быть уголовной, гражданской или материальной — в зависимости от того, какие документы пропали и можно ли доказать, что их забрал именно он.

Что говорит закон

• Статья 7 и статья 29 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» — ведение учёта и хранение документов организует руководитель, первичные документы и регистры хранятся не менее пяти лет. Значит, при проверках отвечает в первую очередь организация.
• Статья 325 УК РФ — похищение официальных документов из корыстной или иной личной заинтересованности. Относятся ли к ним первичные бухгалтерские документы конкретной организации, суды решают по-разному, поэтому квалификацию определит следствие.
• Статья 330 УК РФ — самоуправство, если бывший работник удерживает документы, например в обмен на выплату долгов, и это причинило существенный вред.
• Статья 301 ГК РФ — собственник может истребовать своё имущество, в том числе документы, из чужого незаконного владения через суд.
• Статьи 238 и 242 ТК РФ — работник отвечает за прямой действительный ущерб; полная материальная ответственность возможна в случаях, перечисленных в статье 243 ТК РФ, в том числе при умышленном причинении ущерба.
• Статья 120 НК РФ — при отсутствии документов налоговая может оштрафовать организацию за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов, поэтому важно быстро восстановить данные.

Возможные варианты действий

1. Создать комиссию и составить акт об отсутствии документов с их перечнем, провести инвентаризацию.
2. Направить бывшему бухгалтеру письменное требование вернуть документы в разумный срок.
3. Подать заявление в полицию с приложением акта, требования, приказа об увольнении и, если есть, записей камер.
4. Начать восстановление: запросить копии у контрагентов, выписки из банка, сведения из налоговой и фондов, данные из учётной программы.
5. Если документы не вернут, подать иск об истребовании и возмещении расходов на восстановление учёта.

Что подготовить

• приказ об увольнении и акт приёма-передачи дел, если он оформлялся;
• договор о материальной ответственности и должностную инструкцию;
• акт об отсутствии документов и опись;
• переписку с бывшим работником;
• сведения о расходах на восстановление учёта.

Многое зависит от того, оформлялась ли передача дел при увольнении и есть ли доказательства, что документы забрал именно этот человек. Чтобы правильно выстроить позицию для полиции и суда, стоит сразу показать собранные материалы юристу.