Ответственность за утерю архивных документов со сроком хранения 75 лет

За утрату архивных документов, которые нужно хранить 75 лет (как правило, это кадровые документы: приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета по зарплате), возможна административная ответственность организации и должностных лиц, а для работника — дисциплинарная и материальная. Уголовная ответственность возникает только при умышленном уничтожении или похищении документов.

Что говорит закон

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков (статья 17), сроки хранения документов по личному составу закреплены в статье 22.1, а за нарушение законодательства об архивном деле предусмотрена ответственность (статья 27).
• Статья 13.20 КоАП РФ — нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф для граждан и должностных лиц; суммы по этой статье невелики.
• Статья 13.25 КоАП РФ — неисполнение обязанности по хранению документов, хранение которых обязательно по закону, влечёт более серьёзные штрафы для должностных и юридических лиц.
• Статьи 192 и 193 ТК РФ — работника, по вине которого утрачены документы, можно привлечь к дисциплинарной ответственности (замечание, выговор) с соблюдением процедуры и истребованием объяснения.
• Статьи 238 и 241 ТК РФ — если утрата причинила организации прямой действительный ущерб, например расходы на восстановление документов, работник возмещает его, как правило, в пределах среднего месячного заработка.
• Статья 325 УК РФ — за похищение, уничтожение или сокрытие официальных документов из корыстной или иной личной заинтересованности. Простая небрежность под эту статью обычно не подпадает.

Возможные варианты действий

1. Составить акт о недостаче или утрате документов и провести внутреннюю проверку: где и когда документы хранились последний раз.
2. Принять меры к розыску, а при подозрении на кражу — обратиться в полицию.
3. Организовать восстановление документов: запросы в Социальный фонд, налоговую, банки, у работников — копии приказов и справок, ведь утрата кадровых документов затрагивает пенсионные права людей.
4. Если вас привлекают к ответственности, проверить, соблюдена ли процедура и доказана ли вина именно ваша.

Что подготовить

• номенклатуру дел и описи;
• акты передачи документов на хранение;
• должностную инструкцию и приказ о назначении ответственного;
• акт об утрате и материалы проверки.

Ответственность зависит от того, кто был назначен ответственным за хранение, были ли созданы условия для сохранности и есть ли признаки умысла. Если вам грозит взыскание ущерба или штраф, стоит показать документы юристу.