Перевод отделов в обособленное подразделение и штатное расписание

Переименовывать отделы закон не требует: структуру и названия подразделений организация определяет сама. Но из кадровых документов должно быть понятно, какие работники трудятся в обособленном подразделении, потому что это обязательное условие их трудовых договоров.

Что говорит закон

• Пункт 2 статьи 11 НК РФ — обособленным подразделением считается любое территориально обособленное подразделение, где оборудованы стационарные рабочие места на срок более месяца, независимо от того, отражено ли оно в учредительных документах.
• Статья 23 и статья 83 НК РФ — о создании подразделения сообщают в налоговый орган, и организация ставится на учёт по его месту нахождения; по этому месту затем перечисляется НДФЛ работников (пункт 7 статьи 226 НК РФ).
• Часть 2 статьи 57 ТК РФ — если работник принят для работы в обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности, в трудовом договоре указывается это подразделение и его местонахождение.
• Статьи 72 и 72.1 ТК РФ — изменение условий трудового договора оформляется письменным соглашением; перемещение в другое подразделение в той же местности без изменения условий договора согласия работника не требует, но если меняется место работы, указанное в договоре, нужно его согласие.
• Унифицированная форма штатного расписания с 2013 года не обязательна, однако сам документ обычно ведут, и он должен отражать реальную структуру.

Возможные варианты действий

1. Издать приказ о создании обособленного подразделения с указанием адреса и перечня отделов, которые в него входят.
2. Внести изменения в штатное расписание. Как вариант, выделить обособленное подразделение отдельным блоком, а внутри оставить прежние названия отделов: «Обособленное подразделение (адрес): бухгалтерия, отдел снабжения». Переименовывать каждый отдел в «ОП бухгалтерия» не обязательно.
3. С работниками, которые фактически переехали, заключить дополнительные соглашения с новым местом работы; если адрес находится в другом населённом пункте — это перевод, требующий согласия.
4. Проверить, что расчёт НДФЛ и отчётность ведутся с правильным КПП подразделения.

Что подготовить

• сообщение в налоговую и уведомление о постановке на учёт;
• приказ о создании подразделения и изменении структуры;
• новое штатное расписание и дополнительные соглашения.

Решение зависит от того, в той же ли местности находится новый адрес и как сформулировано место работы в действующих трудовых договорах. Если договоры составлены по-разному, стоит показать их кадровому юристу перед оформлением изменений.