Разные единицы измерения в отчёте о расходе ГСМ: какие нормы нарушены

Ссылаться в первую очередь можно на Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»: в учётном документе натуральные показатели должны быть указаны с единицами измерения и быть сопоставимыми. Смешение моточасов и литров в одной графе — это недостаток оформления, который искажает натуральные показатели, даже если денежные итоги сходятся.

Что говорит закон

• Первичный учётный документ должен содержать, в частности, величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (п. 5 ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).
• Регистры бухгалтерского учёта также должны содержать величину денежного измерения объектов с указанием единицы измерения, а данные в них должны быть достоверными (ст. 10 того же закона). Исправления в документах вносятся в установленном порядке с указанием даты и подписями.
• Расход топлива для техники, учитываемой по моточасам, обычно рассчитывается в литрах по нормам расхода на один моточас. Для этого многие организации используют методические рекомендации Минтранса России о нормах расхода топлива (распоряжение № АМ-23-р) или свои нормы, утверждённые локальным актом.
• Административная ответственность за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту (ст. 15.11 КоАП РФ) связана в основном с искажением показателей отчётности в денежном выражении не менее чем на 10 %. Если денежные показатели верны, эта статья, скорее всего, неприменима.

Возможные варианты действий

1. Если вы готовите замечание или служебную записку, указать на нарушение требований ст. 9 и 10 Закона «О бухгалтерском учёте» к натуральным показателям и единицам измерения.
2. Предложить исправить форму отчёта: вести отдельные графы — отработанные моточасы, норма на моточас и фактический расход в литрах.
3. Проверить, утверждены ли в организации нормы расхода ГСМ для каждой единицы техники и закреплена ли форма отчёта в учётной политике.
4. Если речь о налоговом учёте, учесть, что расходы на ГСМ должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ); несопоставимые данные могут вызвать вопросы при проверке.

Что подготовить

• Сам отчёт о движении ГСМ и путевые листы.
• Приказ об утверждении норм расхода топлива.
• Учётную политику с формами первичных документов.

Как оценивать такое искажение, зависит от цели: внутренняя проверка, спор с работником или налоговая проверка. Если от этого зависит дисциплинарное взыскание или материальная ответственность, стоит показать документы юристу или аудитору.