Главбух и требование начислить зарплату без первичных документов

Главный бухгалтер вправе не отражать в учёте операции без оправдательных документов, и лучшая защита в такой ситуации — письменная фиксация своей позиции. Служебная записка на имя генерального директора со ссылками на закон о бухгалтерском учёте и просьбой дать письменное распоряжение переносит ответственность на того, кто его даст.

Что говорит закон

• Статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ — каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом; начисление зарплаты должно опираться на табели, приказы, расчётные ведомости.
• Часть 3 статьи 7 того же закона — при разногласиях между руководителем и главным бухгалтером документы принимаются к учёту по письменному распоряжению руководителя, который единолично отвечает за созданную в результате информацию.
• Статья 15.11 КоАП РФ — грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту влечёт штраф для должностных лиц. За искажение налоговой базы может применяться статья 120 Налогового кодекса РФ.
• Если начисления фиктивны и деньги выплачиваются, это может указывать на хищение (статьи 159 и 160 УК РФ), а для организации — на завышение расходов и ошибки в отчётности по НДФЛ и страховым взносам.
• Привлечь к дисциплинарной ответственности за отказ выполнить незаконное указание работодатель не вправе: дисциплинарным проступком по статье 192 ТК РФ является лишь неисполнение законных обязанностей.

Возможные варианты действий

1. Подготовить служебную записку генеральному директору: описать, какие начисления сделаны, за какой период, что первичных документов нет, и сослаться на статьи 7 и 9 закона № 402-ФЗ.
2. Попросить либо представить документы-основания, либо дать письменное распоряжение руководителя о принятии начислений к учёту.
3. Зарегистрировать записку или вручить под подпись, сохранить копию.
4. Проверить по уставу и доверенностям, есть ли у заместителя полномочия по вопросам оплаты труда.
5. Если исправление не последует, оценить необходимость сдачи уточнённой отчётности.

Что подготовить

• трудовой договор и должностную инструкцию;
• учётную политику и положение об оплате труда;
• выгрузку спорных начислений из учётной программы;
• копию служебной записки с отметкой о получении.

Последствия для организации зависят от того, были ли деньги реально выплачены и отражены в отчётности. При признаках злоупотреблений стоит до любых дальнейших шагов показать документы юристу, специализирующемуся на трудовых и налоговых спорах.