Копия договора для контрагента, если подписавший директор уволился

Заверить копию можно только с того документа, который у организации есть. Распечатать текст с подписью прежнего директора и выдать его за копию подписанного оригинала нельзя — это фактически изготовление документа, которого у вас нет. Безопаснее подтвердить отношения с контрагентом другими способами.

Что говорит закон

• Пункт 3 статьи 438 ГК РФ — договор считается заключённым, если сторона, получившая оферту, начала её исполнять. Раз услуги оказывались и принимались, договор, скорее всего, заключён на условиях вашего подписанного экземпляра, даже без подписи контрагента.
• Статья 434 ГК РФ — договор может быть заключён и путём обмена документами, и конклюдентными действиями.
• Пункт 2 статьи 425 ГК РФ — стороны вправе установить, что условия заключённого ими договора применяются к отношениям, возникшим до его заключения.
• Статья 327 УК РФ — подделка официальных документов и их использование влекут ответственность, поэтому «восстанавливать» подпись бывшего директора рискованно.
• Статья 29 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» — первичные документы хранятся не менее пяти лет; для налоговых целей важны акты, счета и платёжки.

Возможные варианты действий

1. Выдать контрагенту заверенную копию той версии договора, которая реально хранится у вас, с пометкой «проект», либо распечатку из файла без подписей с сопроводительным письмом.
2. Направить официальное письмо за подписью действующего директора, где подтверждаются реквизиты, предмет, цена, срок договора и факт оказания услуг.
3. Подписать с контрагентом сейчас, текущей датой, соглашение о подтверждении условий договора или новый договор с условием о распространении его действия на прошлый период — это законный способ закрыть пробел.
4. Собрать и при необходимости передать копии актов оказанных услуг, счетов, платёжных поручений, переписки — они подтверждают сделку не хуже договора.

Что подготовить

• файл договора и, если есть, письмо об отправке подписанного экземпляра;
• акты выполненных работ, счета-фактуры;
• платёжные документы;
• доверенность или приказ о полномочиях текущего директора.

Как лучше поступить, зависит от того, зачем контрагенту копия: для налоговой проверки, суда или внутреннего архива. Если документ нужен для спора или проверки, стоит согласовать формат подтверждения с юристом или бухгалтером.