Один чек на два билета: оплатит ли работодатель проезд

Сам по себе общий чек на два билета, как правило, не повод отказывать в оплате. Важно, чтобы расходы каждого работника были подтверждены: электронный билет на конкретного пассажира и документ об оплате. Обычно этот вопрос решается пояснительной запиской и дополнительными документами.

Что говорит закон

• При служебной командировке работодатель обязан возместить расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Работникам Крайнего Севера раз в два года оплачивается проезд к месту отдыха и обратно (ст. 325 ТК РФ), порядок подтверждения расходов устанавливает работодатель локальным актом.
• Для электронного авиабилета подтверждающими документами обычно считаются маршрут-квитанция и документ об оплате, в том числе кассовый чек или банковская выписка. Требования о том, что на каждый билет должен быть отдельный чек, закон не содержит.
• Если билет коллеги оплачен вашей картой, формально расходы понесли вы, а коллега должна была бы рассчитаться с вами. Это может смутить бухгалтерию, но решается документально.

Возможные варианты действий

1. Написать пояснительную записку: какие билеты куплены одной операцией, на кого и на какую сумму каждый. Приложить маршрут-квитанции обоих билетов и копию общего чека к каждому авансовому отчёту.
2. Запросить у перевозчика или агентства, где покупали билеты, отдельные документы об оплате на каждого пассажира или справку о стоимости каждого билета. Многие авиакомпании выдают их по запросу.
3. Если компенсацию по билету коллеги будут перечислять ей, а платили вы, можно оформить расписку или перевод между вами, чтобы не было вопросов о том, кто понёс расход.
4. Если в оплате всё же откажут, запросить отказ письменно и обратиться в трудовую инспекцию или комиссию по трудовым спорам.

Что подготовить

• Маршрут-квитанции или контрольные купоны электронных билетов.
• Общий кассовый чек и выписку по карте.
• Посадочные талоны, если они требуются по положению работодателя.
• Локальный акт работодателя о компенсации проезда.

Многое зависит от внутреннего положения о командировках или о компенсации проезда, в котором может быть прописан перечень документов. Если бухгалтерия формально отказывает, стоит показать это положение и документы юристу по трудовым вопросам.