Возмещение сервисного сбора за авиабилет в командировке

Расходы на проезд к месту командировки и обратно работодатель обязан возместить, и сервисный сбор за оформление билета обычно считается частью стоимости проезда. Отказ может быть законным, только если локальные правила компании прямо ограничивают возмещение или сбор не подтверждён документом. Стоит запросить письменное обоснование отказа.

Что говорит закон

• Статья 168 ТК РФ — при командировке работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилья, суточные и иные расходы, произведённые с его разрешения. Порядок и размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, — работнику возмещаются расходы на проезд, включая страховой сбор, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению постельных принадлежностей в поездах.
• Минфин в разъяснениях неоднократно указывал, что сервисный сбор, связанный с приобретением билета, можно учитывать в составе командировочных расходов при наличии подтверждающих документов.
• Пункт 3 статьи 217 НК РФ — документально подтверждённые расходы на проезд, включая сборы за услуги по оформлению билетов, не облагаются НДФЛ.

Возможные варианты действий

1. Запросить в бухгалтерии ответ в письменном виде и ознакомиться с положением о командировках компании: что там сказано о сборах и способах покупки билетов.
2. Подать руководителю служебную записку о возмещении с приложением маршрутной квитанции, квитанции о сборе, посадочных талонов и кассового чека, со ссылкой на пункт 12 Положения № 749.
3. Если отказ сохраняется, обратиться в Государственную инспекцию труда или в комиссию по трудовым спорам, если она есть в организации.
4. Как крайний вариант — иск в суд о взыскании расходов. Срок по статье 392 ТК РФ — один год, госпошлину работник не платит.

Что подготовить

• приказ о командировке или служебное задание;
• маршрутную квитанцию и отдельную квитанцию о сервисном сборе;
• кассовые чеки или выписку о списании денег;
• посадочные талоны;
• авансовый отчёт и письменный отказ бухгалтерии.

Исход зависит от формулировок локального положения о командировках и от того, согласовывал ли работодатель способ покупки билета. Если сумма существенная, а положение толкуется спорно, стоит показать документы трудовому юристу.